1. Algemene bepalingen

1.1. Inleiding
Deze privacyverklaring ('Privacyverklaring') geldt voor persoonsgegevens die we over u als natuurlijke persoon verwerken. 
In de rubrieken hierna vindt u informatie over de persoonsgegevens die we verzamelen, waarom we ze verzamelen, hoelang we ze bewaren, wat uw privacyrechten zijn en hoe u die kunt uitoefenen.
International Post Corporation cvba, met maatschappelijke zetel te Bourgetlaan 44, 1130 Haren (Brussel), België, btw BE 0436.501.681 RPR Brussel ('IPC', 'we', 'wij', 'ons' of 'onze'), is de verwerkingsverantwoordelijke.
 
1.2. Contactinformatie
Als u vragen of opmerkingen hebt over deze Privacyverklaring of als u uw rechten wilt uitoefenen zoals die in de rubriek 'Uw rechten' hierna zijn beschreven, dan dient u een schriftelijk verzoek en identiteitsbewijs te verzenden naar ons bovenvermelde adres, of naar [email protected].
We verstrekken u gratis informatie over uw rechten, die hierna uitvoeriger worden beschreven. Wanneer verzoeken echter ongegrond of buitensporig zijn, met name vanwege hun repetitieve karakter, kan IPC op basis van de administratieve kosten (bv. voor het verstrekken van de informatie, de mededeling ervan of de uitvoering van de gevraagde handeling) een redelijke vergoeding aanrekenen, of weigeren om gevolg te geven aan het verzoek.
U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde autoriteit, met name in de lidstaat waar u gewoonlijk verblijft of uw werkplek hebt, over een vermeende inbreuk op de AVG.
 
1.3. Updates van deze Privacyverklaring
Deze Privacyverklaring wordt regelmatig herzien en zo nodig bijgewerkt. De recentste versie is altijd beschikbaar op onze website, met duidelijke vermelding van de publicatiedatum.

 

2. Verwerking van persoonsgegevens 

 
2.1. Persoonsgegevens die we verzamelen, rechtmatigheid van de verwerking, hoe we uw persoonsgegevens verzamelen en verwerkingsdoeleinden
IPC verzamelt de volgende soorten persoonsgegevens die noodzakelijk worden geacht voor de organisatie van de jaarlijkse conferentie van IPC:
  • Volledige naam
  • Gender
  • Bedrijfsnaam
  • Functie
  • Telefoonnummer
  • Volledige naam van de partner (indien van toepassing) 
  • Reisinformatie – aankomst en vertrek
    • Vluchtnummer bij aankomst 
    • Datum/tijdstip van aankomst
    • Verblijfslocatie
  • Accommodatiedatum(s)
  • Aanwezigheid – welke sessies van het evenement worden bijgewoond
  • Speciale voedingsbehoeften
  • E-mailadres van de PA/secretaresse (indien de registratie voor iemand anders wordt uitgevoerd)

Tijdens het evenement worden foto's en video-opnames gemaakt. Als u geen toestemming hebt gegeven voor het maken van foto's of video-opnames, zorgen wij ervoor dat er geen foto's of opnames worden gebruikt waarop u herkenbaar in beeld komt, of dat u op dergelijke foto's of opnames onherkenbaar wordt gemaakt.

2.1.1.2. Rechtmatigheid van de verwerking

De verwerking is nodig voor de organisatie van de jaarlijkse conferentie van IPC (artikel 6, 1, (b) van de AVG).

2.1.1.3. Hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen

We verzamelen uw persoonsgegevens van u via het registratieformulier voor de jaarlijkse conferentie van IPC, het formulier waarmee personen kunnen aangeven dat ze op het evenement aanwezig zullen zijn. Uw gegevens worden opgeslagen in onze database.

2.1.1.4. Gegevensverwerking door of namens IPC

IPC bewaart en gebruikt uw gegevens alleen met het oog op de organisatie van de conferentie. 

Uw gegevens worden doorgegeven aan het gekozen hotel om uw boeking te regelen, en opdat er eventueel rekening zou kunnen worden gehouden met speciale voedingswensen. Uw reisgegevens kunnen ook worden doorgegeven aan een vervoersdienst als u een transfer van of naar de luchthaven hebt gevraagd. 

IPC geeft uw gegevens niet door aan interne of externe partijen die niet rechtstreeks betrokken zijn bij de organisatie van de conferentie.

2.1.3. Geautomatiseerde besluitvorming

Er wordt voor deze verwerking geen gebruik gemaakt van geautomatiseerde besluitvorming.

2.1.4. Gebruikers van websites van IPC

De website van IPC gebruikt geen cookies of vergelijkbare technologieën die de verzameling van verdere persoonsgegevens door of namens IPC mogelijk maken.

Raadpleeg onze Cookieverklaring.

2.2. Aan welke landen geven wij uw persoonsgegevens door?

Als IPC een dienstverlener zou inschakelen buiten de Europese Economische Ruimte in een land waarvoor de EU geen adequaatheidsbesluit heeft, zal IPC de standaardcontractbepalingen ondertekenen die door de Europese Commissie zijn goedgekeurd, en zal IPC maatregelen invoeren om de persoonsgegevens die door de dienstverlener worden geraadpleegd, te vrijwaren.

2.3. Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?

IPC beschikt over een gecertificeerd managementsysteem voor informatiebeveiliging (ISO27001), en in dat kader gelden aangewezen controlemaatstaven om gegevens te beschermen met maatregelen die in verhouding staan tot de gevoeligheid van de gegevens.
IPC eist ook dat externe dienstverleners en/of verwerkers die namens IPC of in opdracht van IPC persoonsgegevens verwerken, passende technische en organisatorische maatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onwettige vernietiging, onopzettelijk verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang, bekendmaking, wijziging of vernietiging, en tegen enige andere onwettige vorm van informatieverwerking zoals gedefinieerd door de toepasselijke wetten inzake gegevensbescherming. 

DISCLAIMER – 'Absolute' veiligheid
Gelieve op te merken dat de verwerking van informatie (de elektronische verzending of opslag van informatie) nooit 100% veilig is. Bijgevolg kunnen we, ondanks de veiligheidsmaatregelen die IPC en zijn (sub)verwerkers hebben genomen om uw persoonsgegevens te beschermen, geen absolute veiligheid garanderen om verlies, misbruik of ongeoorloofde wijziging van gegevens te voorkomen.

2.4. Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens, met uitzondering van mogelijke foto's en/of opnames, worden bewaard gedurende een periode van maximaal 90 kalenderdagen nadat het evenement heeft plaatsgevonden. IPC kan beslissen om geaggregeerde statistische gegevens te bewaren voor soortgelijke toekomstige evenementen, om de verwachtingen te kunnen inschatten. Als die gegevens voor een langere periode worden bewaard, dan zullen we ervoor zorgen dat die geen persoonsgegevens van u bevatten.
Foto's en video-opnames worden voor onbepaalde duur in de archieven van IPC bewaard.

3. Uw rechten

Als natuurlijke persoon van wie de persoonsgegevens worden verwerkt zoals beschreven in deze Privacyverklaring, heeft u een aantal rechten, die globaal worden samengevat in de volgende lijst. Voor de uitoefening van die rechten gelden bepaalde eisen en voorwaarden zoals beschreven in de toepasselijke wetgeving. Als u uw persoonsgegevens wilt inzien of enige van de hierna vermelde rechten wilt uitoefenen, dan kunt u dat schriftelijk aanvragen via de contactgegevens in rubriek 1.2. Contactinformatie.

3.1. Recht op inzage

U hebt het recht om van ons de bevestiging te krijgen dat wij uw persoonsgegevens hebben verwerkt, en als dat het geval is, hebt u het recht om een gratis kopie van de verwerkte gegevens te ontvangen. We zullen u ook informatie verstrekken zoals:

  • de verwerkingsdoeleinden
  • de categorieën van persoonsgegevens die worden verwerkt
  • de personen of categorieën van personen aan wie de persoonsgegevens zijn of zullen worden verstrekt
  • hoelang we uw persoonsgegevens bewaren
  • uw privacyrechten, zoals hierna beschreven
  • alle beschikbare informatie over de herkomst van de gegevens als we ze niet van u hebben verzameld
  • het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming

Als u bijkomende exemplaren aanvraagt, kunnen we een redelijke vergoeding vragen om onze administratieve kosten te dekken.

3.2. Recht op rectificatie

U hebt het recht om uw persoonsgegevens die door ons worden bewaard, te laten rectificeren of aanvullen.

3.3. Recht op gegevenswissing ('recht op vergetelheid')

U hebt het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen als een van de volgende gevallen van toepassing is:

  • Uw persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of verwerkt. U trekt uw eerder verleende toestemming voor de verwerking in en wij beschikken niet over enige andere rechtsgrond voor (verdere) verwerking.
  • U hebt bezwaar gemaakt tegen de verwerking ten behoeve van rechtstreekse communicatie.
  • U hebt bezwaar gemaakt tegen de verwerking op basis van ons gerechtvaardigde belang en er zijn geen serieuze, gerechtvaardigde redenen meer op basis waarvan wij de gegevens (verder) kunnen verwerken.

Wij zijn niet verplicht om uw verzoek tot wissing in te willigen als de verwerking noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

3.4. Recht op beperking van de verwerking

U hebt het recht om een beperking van de verwerking te verkrijgen:

  • Als u de juistheid van uw persoonsgegevens betwist, dan kunnen we de betwiste verwerking beperken voor de periode die wij nodig hebben om de juistheid van uw persoonsgegevens te controleren.
  • Als wij uw persoonsgegevens niet langer nodig hebben, maar u ze wel nodig hebt voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
  • Als u bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking op basis van onze gerechtvaardigde belangen, dan kunnen we de verwerking waartegen u bezwaar hebt gemaakt beperken voor de periode die wij nodig hebben om te controleren of uw gerechtvaardigde gronden geldig zijn.

3.5. Recht op overdraagbaarheid van gegevens

U hebt het recht om uw persoonsgegevens die u aan ons hebt meegedeeld en die via geautomatiseerde procedés zijn verwerkt, te laten overdragen. Dit is alleen mogelijk als de verwerking gebaseerd is op uw toestemming of de uitvoering van een overeenkomst. In alle andere gevallen kunt u dit recht niet uitoefenen (bijvoorbeeld wanneer uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van een wettelijke verplichting).

3.6. Recht op bezwaar

U hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigde belang. Wij zullen uw persoonsgegevens echter blijven verwerken als wij kunnen aantonen dat onze gerechtvaardigde belangen zwaarder wegen.
U hebt het recht om bezwaar te maken tegen elke verwerking van uw persoonsgegevens ten behoeve van direct marketing.
U hebt het recht om uw toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken, voor zover de verwerking van uw persoonsgegevens aanvankelijk gebaseerd was op uw toestemming.

3.7. Recht om klacht in te dienen

U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit in de Europese lidstaat waar u gewoonlijk verblijft of uw werkplek hebt, over een vermeende inbreuk op de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.
In België is de toezichthoudende autoriteit:
Autorité de protection des données
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
[email protected]
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be